Как собрать единый хаб на 800 000 клиентов за 1,5 месяца и сэкономить 3 000 000 ₽ за год

У Художник Online есть база из ≈800 000 клиентов. Данные собираются из Tilda, GetCourse и рассылок. За 1,5 месяца мы создали для них единый хаб клиентов на популярном стеке и перенесли все данные в довольно шуструю базу. За счет этого наш клиент экономит как минимум 600 000 ₽ в год, а как максимум — 3 000 000 ₽.

Художник Online — одна из крупнейших онлайн-школ рисования на русском языке. В арсенале — сотни обучающих продуктов по живописи, скетчингу, академическому рисунку, мастер-классы и марафоны. С момента запуска в 2016 году в школе отучились более 800 000 человек. Мы уже сотрудничали с командой Художник Online: разрабатывали для них сайт.

Однажды ребята поделились, что у них есть свой сервис с базой клиентов, и его давно пора обновить под новые реалии. Стек, на котором он был собран, немного устарел. Сейчас на Yii PHP Framework разрабатывают не так много вещей, и чем дальше, тем тяжелее найти разработчиков, которые бы поддерживали сервис в бодром состоянии. К тому же новые функции приходилось прикручивать через костыли. А хотелось, чтобы все работало быстро и правки не длились неделями — все-таки в 21 веке живем.

Мы в NAJES предложили решение: разработать более шустрый сервис на современном стеке. Клиент согласился и ушел делать ТЗ.

• Создать единый хаб клиентов на современном стеке, который легко поддерживать.
• Реализовать интерфейс, через который ясно и быстро можно увидеть жизнь каждого клиента, от заявки до текущего момента (с какой рекламы приходил, что покупал, сколько денег принес).
• Безболезненно перенести данные со старого сервиса на новый.
• Настроить интеграцию с Tilda, GetCourse и Dashamail.
• Уложиться в ограниченный бюджет и сроки.

Дополнительно клиент запросил внедрить в базу новую сущность «‎Продажа», чтобы по 13+ параметрам отслеживать, что именно приводит к покупке. Эту задачу мы реализовали в ином виде, об этом расскажем ниже.

На момент обращения к нам у школы была своя внутренняя база на старом PHP-движке. Из-за большого объема данных и многочисленных костылей сервис был неповоротливым. Любые правки стоили дорого и тянулись неделями (найти нормального PHP-специалиста сейчас тяжело). Информация о клиентах поступала из разных источников: Tilda, GetCourse, Dashamail.

В целом клиенту удобно было вести базу в GetCourse, но хранить там информацию обо всех 800 000 пользователях — для него довольно дорого и не оправдано стратегически.

Используя тариф VIP, клиент платит 108 800 ₽ в месяц за хранение данных 200 000 пользователей. Самый дорогой тариф (S400) стоит 145 000 ₽ в месяц и вмещает 400 000 пользователей. Но это только половина из всех клиентов, которые есть у Художник Online. Дальше — индивидуальные тарифы, которые больно бьют по бюджету бизнеса.

Поэтому, чтобы уложиться в лимит 200 000 пользователей, клиент регулярно чистит базу в GetCourse. А полные данные об этих и оставшихся клиентах хранятся в его собственной базе на PHP, которую нам и предстояло обновить. 

Изучили старую базу на PHP и реальные процессы передачи данных в базе. Клиент дал доступ к исходному коду сервиса, и это сильно ускорило процесс погружения и разработки в дальнейшем.

В целом ядро старого сервиса клиента устраивало, нужно было только перенести его на новый стек. Поэтому мы тщательно проанализировали архитектуру действующей базы, чтобы сохранить лучшее и добавить новые функции, которые бы упростили жизнь клиента.

Мы выбрали стек, который позволяет быстро запускать продукт, легко поддерживать его в будущем и не зависеть от дорогих подписок на готовые CRM.

В основе — Next. js, современный фреймворк на базе React. Он выполняет роль как фронтенда, так и бэкенда (API-слой, авторизация, интеграции). Такой подход позволил объединить логику приложения и интерфейс в одном репозитории, ускорив разработку и уменьшив расходы на инфраструктуру. Данные хранятся в PostgreSQL (быстрая и надежная СУБД).

Панель администрирования собрали на Ant Design Pro — коробочном решении с готовым интерфейсом, который мы адаптировали под нужды клиента. Это помогло сохранить время и бюджет на дизайн интерфейса и разработку. Стилизацию сервиса докрутили с помощью Tailwind.

• Настроили структуру базы на Ant Design Pro под бизнес клиента.
• Добавили правила маршрутизации данных, чтобы система автоматически направляла заявки туда, куда надо.
• Подключили интеграции с Tilda, GetCourse и Dashamail через вебхуки.
• Сделали удобную карточку клиента — на одном экране видно всю историю: от формы регистрации до заказа.
• Обеспечили надежную и безопасную работу с данными: без дублей, с логами, с автоматической склейкой по email.
• Базу загрузили на облачный сервер, все данные хранятся на территории РФ, в соответствии с законодательством.

У сервиса сейчас довольно простой интерфейс и 8 разделов.

1. Формы. Здесь отображаются заявки/регистрации, поступившие с Tilda и других форм. Можно фильтровать по дате, типу регистрации, контактному типу и источнику. Клиент заходит сюда довольно часто, чтобы отслеживать новые регистрации в режиме реального времени.

2. База клиентов. Здесь хранятся карточки всех 800 000 клиентов, начиная с 2016 года. Напомним, что изначально клиент хотел внедрить в базу сущность «Продажа» (чтобы отслеживать все доступные параметры и понимать, что привело к покупке).

После анализа реальной работы БД мы предложили клиенту не выделять «Продажи» в отдельный раздел, а вставить нужную ему информацию прямо в карточку клиента.

Теперь общая выручка по клиенту, количество покупок, даты первой/последней покупки, список продуктов и источник входа — все в одном месте. Оплаты и заказы из GetCourse прикрепляются к тому же профилю, поэтому можно смотреть, какие клиенты и какие активности приводят к покупкам, и все это без реализации дополнительных сущностей.

• Вся история покупок теперь в одном месте, не завязанная только на GetCourse.
• Можно быстро просмотреть путь пользователя: когда пришел, через какую форму зарегистрировался, что и когда купил.
• Появилась база для аналитики — анализ LTV, сегментация по продуктам, повторные продажи.

И главное — все это работает автоматически, без ручного импорта или двойного ввода.

3. Правила. Правила настраиваются по принципу «‎если → то». Например, «‎если пришла форма с этим направлением, то отправь в этот рассылочный список», а еще «‎поставь тег» и «‎перенаправь в группу GC».

Это раздел, который расширяет полномочия базы данных. Благодаря ему эта БД работает как полноценный инструмент централизованного управления сразу всеми данными, которые хранятся в 3 источниках.

4. Заказы. Это хранилище всех покупок и транзакций, которые приходят из GetCourse по обратной интеграции. Можно смотреть, какие клиенты совершили покупку, когда и по какому продукту.

5. Продуктовый каталог. Раздел, где перечислены все продукты, которые можно продавать: курсы, мастер-классы, марафоны. Каждая покупка из раздела «Заказы» привязывается к конкретному продукту из каталога. Благодаря этому можно:

• строить аналитику (какие продукты покупают чаще, что работает лучше в воронке);
• группировать заказы по направлениям (например, живопись, скетчинг, курсы для детей и т. д.);
• настраивать фильтры и отчеты.

Здесь мы добавили фишку, которой не было в старом сервисе клиента: теперь можно выгрузить данные в Excel, отредактировать и загрузить обратно. Например, чтобы массово обновить контактные данные, удалить дубли, изменить статусы заказов, поправить категории продуктов. По сути, это способ взять базу в руки, покрутить, почистить и вернуть обратно, без риска что-то поломать в интерфейсе и без привлечения разработчиков.

6. Пользователи. Это управление системными аккаунтами: кто может войти в систему, роли, настройки доступа.

7. Справочники. Здесь хранятся контрольные списки: источники трафика, кампании, форматы продуктов, типы регистраций. Это важно для чистоты данных и правильного анализа, чтобы все метки и категории были в одном месте, а не разбросаны.

8. Система. Чисто технический раздел с логами.

Когда пользователь нажимает «Записаться на курс», система получает данные через вебхуки, автоматически определяет или создает профиль клиента, фиксирует UTM-метки и связывает заявку с рекламной кампанией. Заявки с Tilda попадают в таблицу записей на курсы, а покупки с GetCourse — в таблицу заказов с деталями оплаты. Вся история действий сохраняется в карточке пользователя, и менеджеры всегда могут видеть полную картину взаимодействия клиента с сервисом.

Сейчас клиент использует базу под три основные задачи.

1. Управление интеграциями и маршрутизацией данных. Связка Tilda ↔ GetCourse ↔ email-рассылки и другие сервисы через вебхуки и заведение новых правил обработки (куда и что отправлять).
2. Ведение единой базы клиентов и бэкап. Получение из GetCourse всех событий (создание пользователей, заказы) и ведение полной базы клиентов у себя, без зависимости от внешних сервисов.
3. Аналитика. На основе продуктового каталога и заказов — анализ продуктовой матрицы, LTV и карточек клиентов (сколько покупок, как часто и т. д.).

Раздела «‎Аналитика» в сервисе еще нет, но клиент настроен прийти к этому в будущем. Сейчас нужные данные можно выгрузить и посчитать вручную.

Обычно клиент проводит глубокий анализ раз в полгода или год, под важные задачи: смену тарифов, продуктовую стратегию, пересмотр сегментов. Все данные он берет именно из этой БД, ведь только в ней собраны все доступные данные о клиентах.

Сейчас, учитывая динамику новых регистраций в GetCourse, клиент (по его словам) экономит около 50 000 ₽ в месяц за счет того, что не хранит все данные там, а перегоняет их в свою базу. В год это 50 000×12 = 600 000 ₽. Если учесть собственную реализацию передачи данных по вебхукам — это экономия еще около 200 000 ₽ в месяц, или 2 400 000 ₽ в год.

Команда продолжает пользоваться сервисом и уже планирует следующий этап — масштабирование и внедрение встроенной аналитики. Это подтверждает: решение оказалось не только выгодным, но и перспективным с точки зрения развития бизнеса.